Blog

Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả | Kenhdaihoc.net

Công ty tổ chức sự kiện doanh nghiệp

1. Tầm quan trọng của bảng ngân sách sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách sự kiện

Nếu bạn đã từng đóng vai trò đặc biệt trong tổ chức sự kiện, bạn sẽ thấy rằng sự thành công của một sự kiện thực sự cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, đặc biệt là khâu chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị thì bảng kinh phí tổ chức sự kiện là một bước quan trọng và cần thiết. Những người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện hoặc bản thân những người tổ chức đều nhận thức được tầm quan trọng này và ưu tiên cho giai đoạn lập ngân sách ban đầu hơn tất cả.

Lập ngân sách như một kỹ năng là một chuyên môn thiết yếu trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Quy định như vậy đảm bảo trong những trường hợp phát sinh sẽ không bị thiếu kinh phí để tiếp tục sự kiện. Ngành tổ chức sự kiện ngày nay cạnh tranh hơn bao giờ hết. Theo quan điểm của khách hàng, việc lựa chọn đơn vị hay người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ dựa trên nhiều yếu tố. Ngay cả khi bạn không thể có ngân sách cho sự kiện, họ sẽ đánh giá bạn và cơ quan bạn làm việc là thiếu chuyên nghiệp.

2. Quy trình lập ngân sách sự kiện

Quy trình lập ngân sách sự kiện
Quy trình lập ngân sách sự kiện

Tuy nhiên, lập ngân sách thoạt nghe thì có vẻ dễ nhưng thực tế lại rất khó. Đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế thì càng khó hơn. Để dễ dàng lập ngân sách, hãy cố gắng thực hiện chúng theo đúng quy trình bốn bước.

2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện

Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, các chuyên gia tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Nhưng trước khi bắt tay vào xây dựng bảng này, bạn cần nghiên cứu và nắm chắc nội dung, tóm lại là những gì có trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Sự kiện được tổ chức trong nhà hay ngoài trời, số lượng khách mời, chủ đề chính của sự kiện là gì, các hoạt động diễn ra tại sự kiện, danh sách các buổi biểu diễn, khách mời, khán giả, thời gian và thời lượng của sự kiện, khi sự kiện diễn ra . Ý nghĩa và mục đích của sự kiện là gì?, …

Nghiên cứu và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện
Nghiên cứu và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện

Tóm lại, điều quan trọng là phải xác định các yếu tố cơ bản như vậy trước khi bạn bắt đầu lập ngân sách cho một sự kiện. Bạn có biết những gì bạn cần phải thực hiện? Nó đã được thực hiện như thế nào? Chính xác hơn là những hạng mục nào cần có ngân sách và ngân sách của từng hạng mục là bao nhiêu? Học và học bao giờ cũng có ích, như khi “đánh giặc” thì phải “biết địch”. Và cũng giống như khi tổ chức một sự kiện tưởng niệm, bạn cũng phải học như vậy.

Phần lớn nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề, thiếu kinh nghiệm, chủ quan, đôi khi bỏ qua khâu lập ngân sách hoặc bỏ qua một số do không tìm hiểu kỹ chương trình. Đây có thể là một sai lầm khá tốn kém của bạn, chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện và thậm chí buộc bạn phải chịu trách nhiệm về số tiền đã thất thoát.

2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục

Tóm tắt và liệt kê tất cả các mục
Tóm tắt và liệt kê tất cả các mục

Sau giai đoạn nghiên cứu, giai đoạn lập danh mục và liệt kê bao gồm các mục cần ước tính. Người tổ chức sự kiện cần biết cách tổ chức sự kiện, sau đó họ cần biết cách cung cấp các vật dụng cần thiết, hoặc có thể bao gồm phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng. Phẩm chất

Trong quá trình lập bảng dự toán, ngoài phí quản lý (khoảng 10 đến 15 phần trăm tùy đơn vị tổ chức), còn có khoảng 10 phần trăm phí giá trị gia tăng cho các hạng mục khó. Ước tính chi phí có thể được thêm vào thông thường. Ngân sách mà các nhà tổ chức sự kiện thường cân nhắc với mức trung bình từ 10 đến 20 phần trăm. Việc lập danh sách các hạng mục cho một sự kiện phần lớn phụ thuộc vào từng sự kiện, loại sự kiện cũng như nội dung của các hoạt động sự kiện. Tuy nhiên, về cơ bản bảng ngân sách sự kiện thường bao gồm những nội dung sau:

Danh sách tất cả các loại
Danh sách tất cả các mặt hàng
  • Không gian tổ chức (chi phí thuê mặt bằng, các vật dụng có sẵn tại chỗ, …)
  • Kích hoạt gian hàng
  • Hạng mục thiết kế (cổng, bóng bay, hoa trang trí, phông nền sân khấu, banner, …)
  • Thiết bị kỹ thuật (thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, …)
  • Biểu diễn tại sự kiện
  • Nhân sự Mua sắm, Ưu đãi, PG / PB, Chấp hành viên.
  • Hệ thống sinh hoạt, bàn ghế,….
  • Biển quảng cáo / ấn phẩm / giấy mời / menu / băng rôn / ấn phẩm quà tặng,….
  • Quay phim và chụp ảnh
  • Quản lý chương trình, trang phục, lễ tân, bồi bàn,….
  • Gimshu, quà tặng di động
  • Quảng cáo sự kiện, ghi âm trên đài phát thanh, thông cáo báo chí.
  • Dịch vụ thực thi pháp luật, chỗ đậu xe, an ninh.
  • Điện, nước, internet, các chi phí khác
  • Chi phí phát sinh và có thể xảy ra, …

Trên thực tế, sự kiện càng lớn thì số vật phẩm phải bỏ ra càng nhiều. Vì vậy, cần đọc kỹ lịch tổ chức sự kiện trước khi chuẩn bị danh sách các hạng mục. Ngoài ra, thực tế là nhiều sự kiện không diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Vì vậy, cần chuẩn bị kinh phí tổ chức sự kiện thật tốt để có thể làm cơ sở đối đầu và có giải pháp xử lý kịp thời cho những khoản chi phí phát sinh.

Thuê nhân viên sự kiện

2.3. Bước 3: Lập danh sách dự trù ngân sách cho các rủi ro liên quan

Lập danh sách dự trù ngân sách cho những rủi ro liên quan
Lập danh sách dự trù ngân sách cho những rủi ro liên quan

Tuy nhiên, một sự kiện diễn ra theo kế hoạch từ A đến Z là rất hiếm. Càng làm nhiều việc, chi phí phát sinh càng cao. Kết quả là, việc lập ngân sách không chỉ khó khăn đối với tất cả mọi người, mà việc lập ngân sách cho những tình huống không lường trước hoặc bất ngờ còn khó khăn hơn.

Trước tiên, hãy cố gắng tính toán và dự đoán những rủi ro hoặc tình huống có thể xảy ra nếu bạn làm vậy. Những nguy hiểm thường thấy trong một sự kiện do nhiều vấn đề gây ra. Đó có thể là tình huống do khán giả, do thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời, từ hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị máy móc, từ nhân viên hậu cần, MC ốm đau đột xuất, tai nạn. Các sự kiện thường không xảy ra khi có tổ chức. Tóm lại, bạn cần lập ngân sách cho từng rủi ro khi lường trước những rủi ro và tình huống sẽ phát sinh.

Chi phí ước tính cho rủi ro
Chi phí ước tính cho rủi ro

Ví dụ, khi sự kiện bạn tổ chức là sự kiện ngoài trời, hãy lường trước các yếu tố rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn chuẩn bị thêm một số bàn ghế, bạt che chắn để đề phòng thời tiết xấu có thể xảy ra. Hay như khi bạn tổ chức một sự kiện thời trang, ngoài kinh phí cho người mẫu, quần áo, bối cảnh, kỹ xảo âm thanh ánh sáng,… thì bạn cũng nên cân nhắc đến chi phí giặt đồ, nhất là với những show diễn thời trang áo dài.

Hoặc vào những mùa cao điểm của sự kiện, bạn sẽ gặp phải tình trạng tăng chi phí liên quan đến sự kiện. Vì vậy, khi ước tính ngân sách sự kiện, thay vì áp dụng mãi những con số ngân sách cũ, bạn nên đặt ra những con số thể hiện sự khác biệt.

2.4. Bước 4: Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Sau khi hoàn thành kế hoạch ngân sách và trước khi trình bày với khách hàng hoặc tổ chức đối tác. Người tổ chức sự kiện phải tính toán tổng chi phí và xác định con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí cho các rủi ro phát sinh.

Tính tổng chi phí khi hoàn thành
Tính tổng chi phí khi hoàn thành

Việc lập kinh phí tổ chức sự kiện không hề đơn giản, họ yêu cầu nhà sản xuất phải cẩn thận, cầu toàn và rất chính xác. Vì vậy, hoạt động này thường dành cho những người có cái nhìn sâu sắc, tư duy khoa học, những người quan sát tốt và lường trước những khía cạnh nhỏ nhất có thể. Bạn thử nghĩ xem, nếu bảng ngân sách tổ chức sự kiện không được tính toán hiệu quả, chi phí ước tính nhỏ hơn chi phí thực tế, bạn và đơn vị chủ trì có thể sẽ phải bỏ ra ngân sách để bù đắp.

3. Lưu ý khi ước tính ngân sách sự kiện

Tuy nhiên, một sự việc không thể tránh khỏi sẽ có những vấn đề có thể xảy ra hoặc chưa lường trước được. Tuy nhiên, điều quan trọng vẫn là phải hiểu và ghi chép chính xác từng bước, chi tiết của từng hoạt động trong sự kiện. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, tốt nhất bạn nên chủ động tìm kiếm những người có kinh nghiệm hơn. Cho họ xem trước ngân sách của bạn, cố gắng lắng nghe lời khuyên và đề xuất của họ. Bạn sẽ học hỏi nhiều hơn và rút kinh nghiệm hoặc có động lực, điều này cải thiện cơ sở để hoàn thành kế hoạch ngân sách của bạn.

Mẹo khi lập ngân sách cho sự kiện
Mẹo khi lập ngân sách cho sự kiện

Ngoài ra, ngân sách luôn là một thứ vô cùng quan trọng, bạn nên lưu ý hạn chế chúng. Bởi vì khách hàng của bạn có thể có một vùng ngân sách an toàn mà họ muốn bạn tạo trong vùng an toàn đó, thay vì nhiều hơn ngân sách dự kiến ​​ban đầu.

Tìm việc làm trực tuyến

Tóm lại, dự trù kinh phí là một khâu quan trọng làm nên thành công của một sự kiện không thể không kể đến. Khi tổ chức một sự kiện, nếu bạn không biết cách lập ngân sách cho sự kiện và đảm bảo rằng bạn có đủ ngân sách để trang trải, bạn có thể sẽ bị khách hàng chê là kém chuyên nghiệp và kém chu đáo. Nghề tổ chức sự kiện không dễ nhưng chỉ cần học hỏi một chút, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo nghề!

Mô tả công việc chi tiết nhất của nhân viên tổ chức sự kiện!

Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ chính của người tổ chức sự kiện. Nhưng trên thực tế, chúng phải đảm nhận những chức năng và vai trò cụ thể nào? Hãy cùng khám phá bí mật của nghề tổ chức sự kiện qua bài chia sẻ dưới đây nhé!

Người tổ chức công việc Mô tả công việc

Tìm việc nhanh

Chia sẻ trong VK ') $ (' # js_share '). append (""); $ ('# Box-social'). AddClass ('share');}}); $ (" # see_more "). Click (function () {if ($ (this) .attr ('data - ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 12519 & cateid = 115 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) ($ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more") . attr ("data -id", x);});}}; $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). hiển thị (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm' ). show ().) .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ ("hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide ( ); $ ('show_cd'). show (); $ (". chude"). addClass ("hiden_dtblog");});

READ  Những điều thú vị về phong cách Aesthetic là gì? Thời trang của Gen Z hiện nay | Kenhdaihoc.net

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud